7 cosas que debes saber antes de organizar un evento

puntos para organizar un evento

A la hora de organizar eventos no valen ni las prisas ni las improvisaciones. Descubre cómo preparar un evento de éxito, teniendo en cuenta los 7 mandamientos que todo organizador de eventos debería saber. 

Sabemos que organizar un evento es difícil y requiere dedicación y tiempo. Impactar y conseguir los objetivos esperados de un evento no es un trabajo de dos días. Por ello muchas empresas recurren a agencias profesionales de organización de eventos. Esta opción suele ser más costosa y en ocasiones, no resulta totalmente satisfactoria.  Si quieres ahorrar costes y tomar las riendas de la representación y las relaciones públicas de tu empresa, organiza el evento tú mismo. Pero, ¿cómo?

Lo primero que debes tener claro es el tipo de evento que necesitas y cómo quieres enfocarlo. No es lo mismo montar un evento corporativo para formación  que la presentación de cierre de resultados, o montar un evento para lanzamiento de un producto o para una feria del sector. Muchas empresas compiten por tener el mejor stand, las azafatas más guapas o el mejor regalo promocional, cuando lo que realmente importa es que el evento este planificado de forma adecuada para satisfacer las necesidades de los asistentes y cumplir el objetivo para el que fue ideado.  Un secreto: sorprende, luego sorprende y después vuelve a sorprender. Conseguirás que los invitados te recuerden para siempre.

Los 7 mandamientos de todo organizador de eventos

1. No hay que estar en todos los eventos: En ocasiones las ganas de  estar presentes en el sector, son tan elevadas que intentamos aprovechar cada oportunidad para montar stands o asistir a ferias, sin pensar en si merece la pena . Pues bien, ser selectivo y pensar en tu estrategia de comunicación te puede evitar un fracaso anunciado. No intentes estar siempre y en todos los sitios, además de imposible harás un flaco favor a tu imagen de marca e invertirás recursos de forma irresponsable. Todo comunica, asique estudia las ventajas reales de la promoción y la visibilidad del evento. Reflexiona sobre si tu actividad y tu empresa encajan en esa feria, congreso o  si es necesario organizar un evento en ese momento.

2. Hay que establecer objetivos realistas y medibles: Saber con precisión qué es lo que queremos lograr es fundamental para conseguir el éxito de un evento. Debe ser el punto de partida de toda organización. Sólo si consigues definir tus propósitos de manera clara y medible, lograrás optimizar tu presencia en ferias , reforzar tu imagen corporativa o impactar en target. Ten en cuenta la temporalidad, determina objetivos a corto, medio y largo plazo; así como la prioridad de cada uno de ellos. Apunta lo alto que quieras pero sé realista. 

3. Analiza y conoce tu público desde el principio: Conectar con tu público debe ser uno de tus objetivos principales . La captación o fidelización de tus clientes se verá reforzada si conoces sus gustos y necesidades. Adapta tu mensaje y los contenidos de tu presentación con el fin de conseguir los objetivos anteriormente marcados. Interactúa, deja que te muestren su inquietudes incluyendo turnos de preguntas, ofréceles una experiencia emocional positiva y ganarás un sitio privilegiado en su memoria. Puedes ofrecerles un regalo promocional o algún tipo de recuerdo del evento, siempre estarán más proactivos a entender y cumplir con el mensaje. 

4. Marcar metas para medir tus beneficios es imprescindible: Sólo así podrás evaluar el impacto de tu evento, la productividad y el cálculo del retorno sobre la inversión (ROI). Para conseguirlo necesitarás definir métodos claros y cuantificables según los objetivos esperados. Tomar medidas de control anteriores a la promoción, calcular el coste unitario de cada regalo corporativo o analizar si la promoción ha llegado a tu cliente potencial, pueden ayudarte a optimizar tu ROI. No olvides añadir los beneficios de marca y la adquisición de nuevos contactos o empleados.

 5. El evento debe ser coherente con tu estrategia de marketing: Ten presente las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de tu empresa. Potencia tus puntos fuertes y trabaja en los débiles. Estudia tus recursos y posibilidades económicas adoptando un enfoque estratégico. La imagen que proyectes en tu público debe ser coherente en todo momento con tu filosofía empresarial y con el resto de estrategias de marketing y comunicación que estés siguiendo, así conseguirás su confianza y reforzarás tu imagen de marca. 

Pendrive personalizado flor de esgueva6. Proporcionar valor añadido a tu público = éxito: Aunque te parezca complicado, es mucho más fácil de lo que imaginas. Si analizas y defines tu target con anterioridad, sabrás acertar. Estudia la base de datos de tus clientes, busca intereses comunes y obséquiales con algo que facilite su actividad diaria, ¡no falla! Arranca sonrisas y consigue que siempre te tengan en mente.  Nuestros pendrives personalizados, son el regalo promocional perfecto para cualquier evento.

7. Sé memorable: Una de las mejores maneras para lograrlo es añadir un punto de creatividad a tu evento. Los asistentes habrán estado en más ferias y conferencias pero si aportas un toque de innovación, conseguirás estar en su mente. Aporta una experiencia positiva a su paso por tu stand o conferencia, utiliza la redes sociales para interactuar simultáneamente, haz fotos, prueba de productos… O algo que no sólo les haga recordar tu empresa, sino también hablar de ella positivamente.

Y teniendo en cuenta la reflexión de  Keyserling… “No hay que mostrarse espontáneo sino cuando se está completamente seguro. Hay que ser siempre el maestro de ceremonias de uno mismo.”

Cuéntanos, ¿estás planificando algún evento? ¿Añadirías alguna sugerencia más?

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